Les renseignements personnelles (« renseignements ») que vous confiez à nous, WhiteHaven1, sont essentiels à notre relation d’affaires avec vous. Nous savons à quel point elles sont précieuses et nous nous engageons à tout mettre en œuvre pour les protéger.

 

C’est pourquoi nous avons adopté cette Politique de confidentialité (« Politique »), qui décrit nos pratiques en matière de protection de vos renseignements et de votre vie privée. Notre objectif est d’être transparents avec vous. Cette Politique s’applique à l’utilisation et à la divulgation de tout renseignement collecté à votre sujet et à la manière dont WhiteHaven collecte ces renseignements dans le cadre de votre relation commerciale avec eux. Cette Politique s’applique aussi longtemps que nous détenons vos renseignements, y compris après la fin de notre relation d’affaires.

 

D’autres modalités et conditions accompagnent cette Politique. En particulier, cette Politique est complétée par notre Politique des témoins, qui explique comment nous utilisons les témoins et autres technologies similaires lorsque vous visitez nos sites Web ou applications mobiles. De plus, certains produits et services ont des conditions spécifiques régissant le traitement des renseignements. Il est important de prendre cela en compte.

 

IMPORTANT! Nous pouvons modifier cette Politique de temps à autre. Vous serez informé par un avis apparaissant sur nos sites Web et par tout autre moyen approprié de vous contacter.

 

Notre Responsable de la protection de la vie privée assure la mise en place et le respect des pratiques de confidentialité au sein de WhiteHaven.

Dimitri Kufedjian

dimitri.kufedjian@whitehaven.ca

514-875-9900, ext. 1022

1595 Daniel-Johnson Blvd, suite 300, Laval (QC), H7V 4C2

 

1. La collecte des renseignements

1.1. Types de renseignements que nous pouvons recueillir

IMPORTANT!Nous limitons la collecte de vos renseignements à ce qui est nécessaire pour nous aider à vous servir correctement.

Il arrive parfois qu’il soit nécessaire de divulguer vos renseignements à d’autres parties à des fins légitimes. Par exemple, cela peut être exigé par la loi, nécessaire pour protéger vos intérêts en cas de fraude ou pour vous permettre de participer à un programme avec un partenaire ou de fournir des services en notre nom. En tout temps, nous nous engageons à limiter les renseignements à ce qui est nécessaire et à obtenir votre consentement, le cas échéant.

Nous attachons de l’importance à l’intégrité, à la sécurité et à la confidentialité de vos renseignements. En aucun cas, nous ne vendons des listes de clients à des tiers.

Nous pouvons également partager vos renseignements avec :

Tous les fournisseurs ayant accès à vos renseignements partagent notre engagement à protéger vos renseignements. Ils ont adopté leur propre politique de confidentialité.

Nous n’utilisons vos renseignements qu’avec votre consentement ou tel qu’autorisé par la loi. Nous obtenons votre consentement pour collecter, utiliser et divulguer vos renseignements lorsque vous ouvrez un compte avec WhiteHaven, et si nous devons utiliser vos renseignements à des fins autres que celles pour lesquelles vous avez déjà donné votre consentement. Nous n’obtenons pas votre consentement pour chaque interaction avec vous.

De plus, nous n’obtenons pas votre consentement dans certaines situations prévues par la loi, notamment afin de :

Nous conservons vos renseignements, sous format physique ou numérique, aussi longtemps que nécessaire pour remplir les objectifs pour lesquels les renseignements ont été collectés ou aussi longtemps que requis ou permis par la loi. Le but, la nature et la sensibilité des renseignements ont été pris en compte pour déterminer les périodes de conservation.

WhiteHaven est soumis à de nombreuses obligations légales concernant la conservation des renseignements (par exemple, en vertu des lois bancaires, fiscales et de lutte contre le blanchiment d’argent). En général, pour répondre à ces obligations, les renseignements de votre dossier client seront conservés pendant la durée de votre relation avec nous et pendant une période de 7 ans suivant la fin de votre relation avec nous.

Certaines exceptions peuvent nécessiter des périodes de conservation plus longues, par exemple en cas de litiges ou de réclamations. Lorsque vos renseignements ne sont plus nécessaires, nous ferons des efforts raisonnables pour les détruire de manière sécurisée.

WhiteHaven, les prestataires de services et autres tiers à qui vos renseignements sont divulgués en vertu de cette Politique peuvent opérer à l’extérieur du Québec et du Canada. Vos renseignements peuvent donc être utilisés et stockés en toute sécurité dans d’autres provinces et pays. Dans certains cas, vos renseignements peuvent être soumis aux lois et droits d’accès des autorités dans des pays étrangers.

Nous déployons d’importants efforts pour protéger vos renseignements contre la perte, le vol et l’accès, l’utilisation ou la divulgation non autorisé, ainsi que toute autre violation de la sécurité. Nous avons mis en place des mesures de sécurité pour suivre l’évolution des menaces en matière de sécurité de l’information. Les mesures adoptées sont entre autres:

Vous avez un rôle à jouer dans la protection de vos renseignements. Nous vous encourageons à ne jamais divulguer vos mots de passe, codes et numéros d’identification personnels (NIP). Nos employés n’ont pas ces renseignements et ne vous les demanderont pas.

Vos renseignements vous appartiennent. Sous réserve des exigences légales, commerciales ou contractuelles, vous avez le droit de refuser ou de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements. Nous traiterons votre demande de manière opportune.

Cependant, certains types d’renseignements sont essentiels pour nous permettre de vous fournir certains produits et services. Si vous refusez de les fournir, il peut être difficile, voire impossible, d’établir ou de maintenir une relation commerciale avec vous ou même de vous offrir certains de nos produits. Par exemple, si vous ne souhaitez pas fournir votre numéro d’assurance sociale (NAS), nous ne pourrons pas vous offrir des produits pour lesquels il est requis, tels qu’un produit enregistré comme un REER.

Vous pouvez refuser de nous laisser utiliser vos renseignements ou retirer votre consentement pour les finalités suivantes :

WhiteHaven peut, de temps à autre, vous envoyer des promotions qui pourraient vous intéresser. Vous pouvez retirer votre consentement pour les recevoir à tout moment en nous contactant ou en vous désabonnant si les promotions vous sont envoyées par courriel. Il peut y avoir un délai avant que vous cessiez de recevoir nos offres promotionnelles, y compris celles d’une campagne promotionnelle déjà en cours.

Nous pouvons également utiliser une représentation codée de votre adresse courriel ou d’autres informations de contact pour créer des audiences personnalisées sur les médias sociaux et les plateformes numériques. Cela nous permet d’afficher des annonces adaptées à vos besoins et à vos intérêts sur ces plateformes. Vous pouvez refuser l’utilisation de vos renseignements à des fins de publicité ciblée en modifiant vos préférences dans les paramètres de votre compte sur les réseaux sociaux ou en nous contactant.

Veuillez noter que si vous retirez votre consentement à cette utilisation, vous pouvez continuer à voir des offres personnalisées sur nos sites Web ou sur les plateformes de médias sociaux si vous avez consenti à l’utilisation de témoins via notre bannière en ligne (5.2c)). Également, vous pourrez toujours voir certaines de nos annonces sur les plateformes de médias sociaux, mais ces annonces n’auront pas été ciblées en raison de l’utilisation de vos informations de contact.

Nous pouvons partager vos renseignements financiers au sein des filiales de WhiteHaven pour faciliter votre interaction et votre relation avec nous. Par exemple, cela nous permet de :

Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement à partager vos renseignements financiers entre les filiales de WhiteHaven. Contactez-nous et nous traiterons votre demande dès que possible.

Avec votre consentement, nous pouvons collecter vos renseignements numériques (par exemple, vos appareils et habitudes de navigation) en utilisant des témoins optionnels ou d’autres technologies similaires lorsque vous visitez nos services en ligne. Ces renseignements nous permettent de mesurer et d’analyser le trafic pour améliorer votre expérience de navigation. Cela nous permet également de vous proposer des offres et des services correspondant à vos besoins. Pour plus d’informations, consultez notre Politique des témoins.

IMPORTANT!Nous limitons la collecte de vos renseignements à ce qui est nécessaire pour nous aider à vous servir correctement.

Vous pouvez également continuer à recevoir des informations sur nos produits et services verbalement ou en personne de la part de nos représentants. En effet, certains de nos représentants ont le devoir de vous conseiller et continueront à vous fournir ces informations lorsque cela sera nécessaire.

Vous pouvez demander l’accès aux renseignements que nous détenons à votre sujet, sauf si un tel accès est restreint par la loi. À tout moment, vous pouvez demander à votre représentant vos renseignements. Cependant, toute demande officielle d’accès à vos renseignements (par exemple, pour obtenir l’intégralité de votre dossier client) doit être adressée à confidentialite@whitehaven.caNous traiterons votre demande dans un délai de 30 jours ou dans un délai plus long si la loi l’exige. Vous serez informé si le délai est plus long que 30 jours.

Vous pouvez et devez corriger les renseignements inexacts que nous détenons à votre sujet. Pour vous fournir un service de qualité, il est essentiel que vos renseignements soient exacts et complets. À cette fin, nous comptons sur vous pour nous aider à maintenir la qualité des renseignements que nous détenons en nous informant de tout changement. Pour faire une demande, veuillez vous référer à la procédure identifiée à la section 5.3 ci-dessus.

Pour poser une question, envoyer un commentaire ou faire une demande concernant vos droits:

Pour déposer une plainte, vous devez suivre les procédures décrites dans notre Procédure de traitement des plaintes disponible sur notre site Web.

Par WhiteHaven, nous faisons référence à toutes les entités affiliées au sein du groupe WhiteHaven, et à chacune d’entre elles à laquelle cette politique s’applique. Le groupe WhiteHaven comprend, entre autres:

Nous les désignons également collectivement sous le terme de filiales de WhiteHaven.