Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 22 avril 2024

 

Les renseignements personnelles (« renseignements ») que vous confiez à nous, WhiteHaven1, sont essentiels à notre relation d’affaires avec vous. Nous savons à quel point elles sont précieuses et nous nous engageons à tout mettre en œuvre pour les protéger.

 

C’est pourquoi nous avons adopté cette Politique de confidentialité (« Politique »), qui décrit nos pratiques en matière de protection de vos renseignements et de votre vie privée. Notre objectif est d’être transparents avec vous. Cette Politique s’applique à l’utilisation et à la divulgation de tout renseignement collecté à votre sujet et à la manière dont WhiteHaven collecte ces renseignements dans le cadre de votre relation commerciale avec eux. Cette Politique s’applique aussi longtemps que nous détenons vos renseignements, y compris après la fin de notre relation d’affaires.

 

D’autres modalités et conditions accompagnent cette Politique. En particulier, cette Politique est complétée par notre Politique des témoins, qui explique comment nous utilisons les témoins et autres technologies similaires lorsque vous visitez nos sites Web ou applications mobiles. De plus, certains produits et services ont des conditions spécifiques régissant le traitement des renseignements. Il est important de prendre cela en compte.

 

IMPORTANT! Nous pouvons modifier cette Politique de temps à autre. Vous serez informé par un avis apparaissant sur nos sites Web et par tout autre moyen approprié de vous contacter.

 

Notre Responsable de la protection de la vie privée assure la mise en place et le respect des pratiques de confidentialité au sein de WhiteHaven.

Dimitri Kufedjian

dimitri.kufedjian@whitehaven.ca

514-875-9900, ext. 1022

1595 Daniel-Johnson Blvd, suite 300, Laval (QC), H7V 4C2

 

1. La collecte des renseignements
1.1. Types de renseignements que nous pouvons recueillir
Renseignements pour vous identifier ou vérifier votre identité
  • Prénom et nom
  • Date de naissance
  • État civil
  • Coordonnées
  • Adresse courriel
  • Informations provenant d’un document d’identification acceptable (permis de conduire, passeport, numéro d’assurance sociale*)
  • Profession
  • Numéros de compte
  • Informations que nous avons à votre sujet en tant que représentant autorisé, administrateur, dirigeant ou actionnaire
  • Identifiant
  • Signatures
  • Informations sur vos comptes
Renseignements financiers pour analyser vos besoins et vérifier votre admissibilité à des produits et services et renseignements sur vos opérations
  • Revenus, salaire et soldes
  • Produits et placements ainsi que leurs modalités (par exemple : le terme, la fréquence de remboursement, les limites, les taux, l’échéance, etc.)
  • Cote de crédit
  • Antécédents professionnels et financiers
  • Historique des transactions et interactions dans vos comptes
  • Instructions d’investissement
  • Connaissances et objectifs en matière de placements
  • Tolérance au risque
Renseignements généraux pour comprendre votre situation et fournir des services adéquats et convenables
  • Raison pour laquelle vous faites affaire avec nous
  • Préférences en matière de langue et de communication
  • Renseignements au sujet d’autres personnes que vous (mandataire d’une procuration, titulaire secondaire d’une carte, bénéficiaires, votre conjoint ou conjoint de fait ou les personnes à votre charge assurés en vertu d’un produit d’assurance ou d’un régime enregistré, un utilisateur autorisé de votre compte, et les coordonnées d’une personne qui, selon vous, pourrait être intéressée à un produit ou à un service de la Banque et ses filiales* )
  • Antécédents de santé de votre famille
  • Vos activités, votre comportement, vos choix
Autres renseignements pour des fins de formation, de contrôle qualité, d’identification et de sécurité, ou pour conserver votre consentement à une transaction 
  • Historique, enregistrement et transcription des appels téléphoniques, vidéoconférence, clavardage
  • Historique des visites en succursale et des rencontres individuelles
  • Images captées par nos caméras de surveillance à l’intérieur et aux alentours de nos succursales,
Renseignements sur les interactions numériques (sites web, applications, services de clavardage, messagerie texte, sites de médias sociaux) 
  • Renseignements sur les appareils (ex. : adresse IP, VPN, serveur proxy, type d’appareil et système d’exploitation)
  • Renseignements sur votre emplacement approximatif qui sont générés à l’aide de votre adresse IP lorsque vous visitez nos sites web
  • Préférences et habitudes de navigation, comme les pages que vous consultez et utilisez. Pour plus de détails, veuillez consulter notre Politique des témoins.
IMPORTANT!Nous limitons la collecte de vos renseignements à ce qui est nécessaire pour nous aider à vous servir correctement.

 
1.2. Comment nous collectons vos renseignements
  • D’autres personnes liées à vos produits et services
  • D’autres institutions financières ou prêteurs, assureurs (lorsque nous devons vérifier l’exactitude des renseignements fournis)
  • Courtiers, concessionnaires ou autres parties prenantes dans les valeurs mobilières ou d’autres domaines
  • Agences d’évaluation du crédit
  • Sources ou enregistrements disponibles publiquement
  • Organismes de réglementation et organisations d’autoréglementation
  • Autre entité du groupe WhiteHaven
  • Contenu généré par l’utilisation de nos sites Web, applications mobiles et plateformes de médias sociaux. Pour plus de détails, veuillez consulter notre Politique des témoins.
2. Utilisation et le partage de vos renseignements
2.1. Comment nous utilisons et partageons vos renseignements

Nous utilisons et partageons vos renseignements pour :
  • Vérifier votre identité, mettre à jour vos renseignements et vérifier l’exactitude des informations que vous fournissez
  • Évaluer votre situation financière et votre solvabilité (effectuée régulièrement si vous avez un produit de crédit)
  • Évaluer votre admissibilité aux produits et services ou garantir que les conseils, produits et services que nous offrons ou que vous obtenez sont adaptés à vous
  • Établir votre profil d’investisseur, vos besoins et objectifs financiers ainsi que vos stratégies d’investissement
  • Établir, gérer, administrer et fournir les produits et services demandés
  • Combinez les renseignements financiers que les filiales de WhiteHaven détiennent à votre sujet pour générer une vue à 360 degrés des produits que vous possédez actuellement afin de vous fournir un meilleur service (voir votre droit de refus à la section 5.2)
  • Effectuer des recherches et des analyses de données pour générer des statistiques, améliorer nos produits et services, et en développer de nouveaux, en analysant les renseignements collectées par nos sites Web et applications mobiles (voir votre droit de refus à la section 5.2)
  • Personnaliser votre expérience client, y compris à travers des analyses sur votre profil, vos transactions et d’autres informations (y compris les renseignements collectés par nos sites Web et applications mobiles) afin de :
  • Mieux vous connaître et comprendre vos besoins
  • Identifier et personnaliser des produits, services et promotions qui pourraient vous intéresser et être appropriés à votre situation
  • Vous fournir de meilleurs conseils basés sur l’analyse de vos besoins et préférences
  • Promouvoir des produits et services qui pourraient vous intéresser offerts par les filiales de WhiteHaven ou certains de ses partenaires, y compris la publicité personnalisée sur les plateformes de médias sociaux (voir votre droit de refus à la section 5.2)
  • Vous informer des nouvelles fonctionnalités disponibles sur nos applications mobiles
  • Mener nos activités commerciales et opérationnelles
  • Prévenir, détecter et contrôler la fraude, ainsi que toute activité non autorisée ou illégale (blanchiment d’argent, menaces cybernétiques, etc.)
  • Permettre la diligence raisonnable de nos opérations en préparation d’une transaction commerciale
  • Gérer les risques, y compris les risques de crédit et commerciaux, et respecter les lois et réglementations applicables
  • Communiquer avec vous en utilisant les informations de contact que vous avez fournies (par courrier, courriel, SMS, appels téléphoniques, médias sociaux)
  • Utiliser et divulguer des renseignements spécifiques lorsque nous y sommes autorisés par la loi (voir section 3).
2.2. À qui nous pouvons divulguer vos renseignements

Il arrive parfois qu’il soit nécessaire de divulguer vos renseignements à d’autres parties à des fins légitimes. Par exemple, cela peut être exigé par la loi, nécessaire pour protéger vos intérêts en cas de fraude ou pour vous permettre de participer à un programme avec un partenaire ou de fournir des services en notre nom. En tout temps, nous nous engageons à limiter les renseignements à ce qui est nécessaire et à obtenir votre consentement, le cas échéant.


Nous attachons de l’importance à l’intégrité, à la sécurité et à la confidentialité de vos renseignements. En aucun cas, nous ne vendons des listes de clients à des tiers.

  • pour des renseignements d’identification, à des fins de conformité et pour faciliter la gestion continue de vos comptes
  • pour vos renseignements financiers, afin de mieux vous servir (voir votre droit de refus à la section 5.2)
Nous pouvons également partager vos renseignements avec :
  • Une partie agissant pour vous ou à votre demande, telle qu’un courtier en valeurs mobilières ou un agent de transfert
  • Une autre institution financière, un prêteur, un assureur de crédit ou une agence de notation de crédit
  • Un assureur ou un agent agissant pour nous
  • Un commerçant, un partenaire par lequel nous offrons des produits et services optionnels, un système de paiement, un réseau de cartes de paiement, un système de compensation ou de règlement, etc.
  • Une personne détenant un compte conjointement avec vous ou autrement impliquée dans votre relation commerciale avec nous
  • Des tiers, si nous devons divulguer vos renseignements dans le cadre de procédures légales
  • Une autorité de réglementation ou gouvernementale ou une organisation d’autoréglementation
  • Une personne autorisée par la loi à l’obtenir
  • Des tiers, si nous devons divulguer vos renseignements dans le cadre de procédures légales
  • Des médias sociaux et des plateformes numériques avec lesquels nous pouvons partager une représentation codée de vos coordonnées (par exemple, votre adresse e-mail) pour nous permettre de diffuser de la publicité ciblée sur leurs plateformes (voir votre droit de refus à la section 5.2)
  • Des prestataires de services que nous utilisons pour effectuer certaines fonctions. Ils font partie des catégories suivantes:
  • Services technologiques (applications, centre de données, stockage et sauvegarde des données, services d’hébergement, maintenance et services de support)
  • Services professionnels
  • Services financiers et bancaires
  • Services d’assurance
  • Services de communication
  • Services postaux
  • Services analytiques et marketing
Tous les fournisseurs ayant accès à vos renseignements partagent notre engagement à protéger vos renseignements. Ils ont adopté leur propre politique de confidentialité.

 

3. Votre consentement
Nous n’utilisons vos renseignements qu’avec votre consentement ou tel qu’autorisé par la loi. Nous obtenons votre consentement pour collecter, utiliser et divulguer vos renseignements lorsque vous ouvrez un compte avec WhiteHaven, et si nous devons utiliser vos renseignements à des fins autres que celles pour lesquelles vous avez déjà donné votre consentement. Nous n’obtenons pas votre consentement pour chaque interaction avec vous.

 

De plus, nous n’obtenons pas votre consentement dans certaines situations prévues par la loi, notamment afin de :
  • respecter une ordonnance de tribunal ou toute autre demande exécutoire
  • recouvrer une dette
  • enquêter sur une violation de contrat ou de la loi
  • prévenir, arrêter ou détecter la fraude.
4. La conservation et la rétention de vos renseignements
4.1. Conservation limitée dans le temps

Nous conservons vos renseignements, sous format physique ou numérique, aussi longtemps que nécessaire pour remplir les objectifs pour lesquels les renseignements ont été collectés ou aussi longtemps que requis ou permis par la loi. Le but, la nature et la sensibilité des renseignements ont été pris en compte pour déterminer les périodes de conservation.

 

WhiteHaven est soumis à de nombreuses obligations légales concernant la conservation des renseignements (par exemple, en vertu des lois bancaires, fiscales et de lutte contre le blanchiment d’argent). En général, pour répondre à ces obligations, les renseignements de votre dossier client seront conservés pendant la durée de votre relation avec nous et pendant une période de 7 ans suivant la fin de votre relation avec nous.

 

Certaines exceptions peuvent nécessiter des périodes de conservation plus longues, par exemple en cas de litiges ou de réclamations. Lorsque vos renseignements ne sont plus nécessaires, nous ferons des efforts raisonnables pour les détruire de manière sécurisée.
4.2. Lieux où nous conservons vos renseignements

WhiteHaven, les prestataires de services et autres tiers à qui vos renseignements sont divulgués en vertu de cette Politique peuvent opérer à l’extérieur du Québec et du Canada. Vos renseignements peuvent donc être utilisés et stockés en toute sécurité dans d’autres provinces et pays. Dans certains cas, vos renseignements peuvent être soumis aux lois et droits d’accès des autorités dans des pays étrangers.


4.3. Mesures de sécurité à l’égard des renseignements

Nous déployons d’importants efforts pour protéger vos renseignements contre la perte, le vol et l’accès, l’utilisation ou la divulgation non autorisé, ainsi que toute autre violation de la sécurité. Nous avons mis en place des mesures de sécurité pour suivre l’évolution des menaces en matière de sécurité de l’information. Les mesures adoptées sont entre autres:
  • La protection de l’infrastructure par un accès sécurisé à nos locaux et des emplacements sécurisés pour notre équipement, etc.
  • La limitation des personnes ayant accès à vos renseignements. Cela signifie que seuls les employés ayant besoin de connaître vos renseignements pour accomplir leurs tâches y ont accès.
  • La gestion des mots de passe et la configuration de pare-feu.
Vous avez un rôle à jouer dans la protection de vos renseignements. Nous vous encourageons à ne jamais divulguer vos mots de passe, codes et numéros d’identification personnels (NIP). Nos employés n’ont pas ces renseignements et ne vous les demanderont pas.
5. Les droits à l’égard des renseignements
5.1. Droit d’accepter ou de refuser de fournir vos renseignements

Vos renseignements vous appartiennent. Sous réserve des exigences légales, commerciales ou contractuelles, vous avez le droit de refuser ou de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements. Nous traiterons votre demande de manière opportune.

 

Cependant, certains types d’renseignements sont essentiels pour nous permettre de vous fournir certains produits et services. Si vous refusez de les fournir, il peut être difficile, voire impossible, d’établir ou de maintenir une relation commerciale avec vous ou même de vous offrir certains de nos produits. Par exemple, si vous ne souhaitez pas fournir votre numéro d’assurance sociale (NAS), nous ne pourrons pas vous offrir des produits pour lesquels il est requis, tels qu’un produit enregistré comme un REER.

 

5.2. Droit de refuser l’utilisation de vos renseignements à des fins spécifiques

Vous pouvez refuser de nous laisser utiliser vos renseignements ou retirer votre consentement pour les finalités suivantes :

 

a. Vous envoyer des offres promotionnelles ou d’information

WhiteHaven peut, de temps à autre, vous envoyer des promotions qui pourraient vous intéresser. Vous pouvez retirer votre consentement pour les recevoir à tout moment en nous contactant ou en vous désabonnant si les promotions vous sont envoyées par courriel. Il peut y avoir un délai avant que vous cessiez de recevoir nos offres promotionnelles, y compris celles d’une campagne promotionnelle déjà en cours.

 

Nous pouvons également utiliser une représentation codée de votre adresse courriel ou d’autres informations de contact pour créer des audiences personnalisées sur les médias sociaux et les plateformes numériques. Cela nous permet d’afficher des annonces adaptées à vos besoins et à vos intérêts sur ces plateformes. Vous pouvez refuser l’utilisation de vos renseignements à des fins de publicité ciblée en modifiant vos préférences dans les paramètres de votre compte sur les réseaux sociaux ou en nous contactant.

 

Veuillez noter que si vous retirez votre consentement à cette utilisation, vous pouvez continuer à voir des offres personnalisées sur nos sites Web ou sur les plateformes de médias sociaux si vous avez consenti à l’utilisation de témoins via notre bannière en ligne (5.2c)). Également, vous pourrez toujours voir certaines de nos annonces sur les plateformes de médias sociaux, mais ces annonces n’auront pas été ciblées en raison de l’utilisation de vos informations de contact.

 

b. Partager vos renseignements financiers entre les filiales de WhiteHaven

Nous pouvons partager vos renseignements financiers au sein des filiales de WhiteHaven pour faciliter votre interaction et votre relation avec nous. Par exemple, cela nous permet de :
  • mieux vous servir et d’avoir une vue complète de tous les produits que vous possédez au sein des filiales de WhiteHaven (par exemple, lorsque vous nous rencontrez et demandez un nouveau produit ou service)
  • analyser votre situation financière pour vérifier votre admissibilité à des offres, promotions et certains produits et services qui correspondent mieux à vos besoins
Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement à partager vos renseignements financiers entre les filiales de WhiteHaven. Contactez-nous et nous traiterons votre demande dès que possible.

 

c. Collecter et utiliser vos renseignements numériques sur nos services en ligne

Avec votre consentement, nous pouvons collecter vos renseignements numériques (par exemple, vos appareils et habitudes de navigation) en utilisant des témoins optionnels ou d’autres technologies similaires lorsque vous visitez nos services en ligne. Ces renseignements nous permettent de mesurer et d’analyser le trafic pour améliorer votre expérience de navigation. Cela nous permet également de vous proposer des offres et des services correspondant à vos besoins. Pour plus d’informations, consultez notre Politique des témoins.

 

IMPORTANT!Nous limitons la collecte de vos renseignements à ce qui est nécessaire pour nous aider à vous servir correctement.
  • Les avis prescrits ou les documents liés au compte que nous sommes tenus de fournir par la loi
  • Des informations sur vos produits et services actuels
Vous pouvez également continuer à recevoir des informations sur nos produits et services verbalement ou en personne de la part de nos représentants. En effet, certains de nos représentants ont le devoir de vous conseiller et continueront à vous fournir ces informations lorsque cela sera nécessaire.

 

5.3. Droit d’accès à vos renseignements

Vous pouvez demander l’accès aux renseignements que nous détenons à votre sujet, sauf si un tel accès est restreint par la loi. À tout moment, vous pouvez demander à votre représentant vos renseignements. Cependant, toute demande officielle d’accès à vos renseignements (par exemple, pour obtenir l’intégralité de votre dossier client) doit être adressée à confidentialite@whitehaven.caNous traiterons votre demande dans un délai de 30 jours ou dans un délai plus long si la loi l’exige. Vous serez informé si le délai est plus long que 30 jours.

 

5.4. Droit de faire corriger vos renseignements

Vous pouvez et devez corriger les renseignements inexacts que nous détenons à votre sujet. Pour vous fournir un service de qualité, il est essentiel que vos renseignements soient exacts et complets. À cette fin, nous comptons sur vous pour nous aider à maintenir la qualité des renseignements que nous détenons en nous informant de tout changement. Pour faire une demande, veuillez vous référer à la procédure identifiée à la section 5.3 ci-dessus.

 

6. Contactez-nous pour toute demande, question, commentaire ou plainte
Pour poser une question, envoyer un commentaire ou faire une demande concernant vos droits:
  • Envoyez un courriel à privacy@whitehaven.ca
  • Contactez notre responsable de la confidentialité, dont les coordonnées figurent au début de ce document.
Pour déposer une plainte, vous devez suivre les procédures décrites dans notre Procédure de traitement des plaintes disponible sur notre site Web.

 

NOTES:

Par WhiteHaven, nous faisons référence à toutes les entités affiliées au sein du groupe WhiteHaven, et à chacune d’entre elles à laquelle cette politique s’applique. Le groupe WhiteHaven comprend, entre autres:
  • Valeurs Mobilières WhiteHaven Inc.
  • Gestion d’Actifs WhiteHaven Asset Management inc.
Nous les désignons également collectivement sous le terme de filiales de WhiteHaven.